همواره قبل از ارائه پروپوزال در حوزه فروش، بازاریابی یا . . . به مشتری بالقوه خودتان باید مجموعه‌ای از اقدامات را به‌منظور بالا بردن اثرگذاری و کیفیت پروپوزال خودتان انجام دهید که در این نوشتار به توضیح در باره آن اقدامات می‌پردازیم . با ما تا پایان مطلب همراه باشید.
اقدامات اساسی پیش از ارائه پروپوزال
1– در ابتدای کار از پروژه موردنظر مشخصات کاملی به دست آورید.
اغلب فروشندگان سعی می‌کنند در اولین تماس یا برخورد تمامی مشخصات مرتبط با پروژه موردنظری را که برای ارائه پروپوزال به آن ها نیاز دارند، بدست آورند، اما برخی از فروشندگان هم ممکن است برخی از موارد را فراموش کنند یا این که در حین تهیه پروپوزال برحسب پیشنهاد همکار به این نتیجه برسند که مثلاً به فلان نکته هم نیاز دارند تا پروپوزال مناسبی تهیه شود. حال خودتان تصور کنید که در صورت رقابتی بودن بازار چنین برخوردی از طرف شما چه تأثیری بر مشتری بالقوه خواهد داشت. آیا باعث نمی‌شود که آنها از شما تصویری به‌عنوان یک فرد غیرحرفه‌ای در ذهن داشته باشند؟
2- پاسخ به این پرسش را پیدا کنید که «چرا حالا و چرا شما»؟
این دو موضوع، دو نکته مهمی هستند که در طی اولین صحبت‌های خود با مشتری باید سعی کنید به پاسخ آن ها دست پیدا کنید، از طریق پاسخ به این دو سؤال میزان قطعی بودن پروژه و همچنین جدی بودن این افراد را تا حدود بسیار زیادی متوجه می‌شوید. همچنین با پی بردن به این که چرا شما برای این کار انتخاب‌شده‌اید نیز از انگیزه آن ها و میزان شانس خودتان در به دست آوردن پروژه موردنظر مطلع شوید. به یاد داشته باشید که پاسخ به این سؤالات هرقدر سطحی‌تر داده شود، میزان کمتر بودن شانس شما را در آن پروژه می‌تواند نشان دهد.
3- تصمیم‌گیرندگان و فرایند تصمیم‌گیری در این پروژه را بشناسید.
عدم موفقیت در شناخت تصمیم‌گیرندگان نهایی به این معنا است که حتی ممکن است شما با ارائه بهترین پروپوزال و بهترین تلاش در اقناع تصمیم‌گیرندگان اصلی(البته ازنظر خودتان – چون آن ها را نمی‌شناسید)، بازهم ممکن است در آخرین مرحله شخصی که از ابتدا جزء گروه بوده ولی شما اطلاعی از وی نداشتید وارد جریان شده و جریان تصمیم‌گیری را تغییر دهد. زمانی که تمامی تصمیم‌گیرندگان را شناختید، آنگاه می‌توانید رویکرد خود برای تحت تأثیر قرار دادن آن ها را تعیین کنید. پس از این به شناخت فرایند تصمیم‌گیری آن ها نیاز دارید. اگر در رفتار خودشان با شما محتاطانه برخورد می‌کنند، می‌تواند نشان‌دهنده این موضوع باشد که در شرکت مربوط نقش اصلی باز نکرده یا در فرایند تصمیم‌گیری نقشی ندارند. برای اطمینان از نقش آن ها می‌توانید در مورد پروژه‌های مشابه قبلی از آن ها سؤالی بپرسید.
4- گزینه‌های دیگر موجود در برابر آن ها را شناسایی کنید.
سؤال کردن در مورد دیگر گزینه‌های موجود در نزد آن ها می‌تواند تا حدودی اطلاعات مناسبی را در رابطه با دیگر فروشندگان و عرضه‌کنندگان آن ها برای شما روشن سازد. همچنین گزینه‌های جایگزین خودتان را هم از این طریق می‌شناسید – این که آیا در حال پیدا کردن راه‌های دیگری برای برآوردن نیاز خودشان هستند یا نه، این که خودشان می‌خواهند یا می‌توانند این کار را انجام دهند و این که اصلاً از انجام دادن آن منصرف شده‌اند یا احتمال آن وجود دارد.
5- در مورد چارچوب و برنامه زمانی موردنظر آن ها اطلاعاتی کسب کنید.
موضوع مهم دیگری که باید در مورد آن اطلاعاتی را بدست آورید برنامه زمان‌بندی آن ها برای انجام این پروژه است. برخی از فروشندگان این اشتباه را مرتکب می شوند که تنها در مورد خواست مشتری برای شروع پروژه یا زمان مطلوب برای تحویل کار اطلاعاتی را به دست می‌آورند که بدین شکل از یک موضوع بسیار مهم غافل مانده‌اند. موضوع مهم این است که از زمان مطلوب و موردنظر آن ها برای نهایی کردن خرید خودشان مطلع شوید، بدین شکل فرصت بهتری برای برنده شدن و ارائه پروپوزال خودتان به دست آورده‌اید و حتی می‌توانید شانس چانه زدن را برای خودتان افزایش دهید.
6- بودجه و سرمایه‌گذاری موردنظر آن ها را بشناسید.
در هر فرصت فروش یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید از آن باخبر شوید در رابطه با بودجه مدنظر یا میزان سرمایه‌گذاری مشتری بالقوه شما می‌باشد، دیگر فکر می‌کنم لازم نباشد از میزان اهمیت این موضوع در زمان ارائه پروپوزال برای آنها چیزی برای شما بگویم که به‌مراتب بیشتر از یک فرصت فروش است. ازآنجایی‌که اغلب پروژه‌های در ابعاد بزرگ نیاز به یک سرمایه‌گذار خارج از سازمان یا تصویب بودجه موردنظر در بخش دیگری از سازمان دارد، عدم اطلاع یافتن از میزان بودجه موردنظر به معنای این است که حتی در آخرین لحظه ارائه پروپوزال که شما برای تهیه آن زمان بسیار زیادی را صرف کرده‌اید، ممکن است تنها به دلیل میزان بودجه کل پروژه لغو شود.
در ضمن اطلاع از این موضوع بازهم می‌تواند به شما در شناسایی دیگر افرادی که ممکن است در فرایند تصمیم‌گیری برای این پروژه شرکت داشته باشند به شما کمک بسیار زیادی کند.
7- تعهد داشته باشید.
این موضوع آخرین و به عبارتی مهم‌ترین بخش از هر موقعیت فروش است و حتی می‌توان گفت در زمان ارائه پروپوزال از بیشترین میزان اهمیت برخوردار باشد. برای آن دسته از شما دوستان که ممکن است فرایند و چرخه فروش به‌طورکلی در ذهنتان خیلی طولانی و بلند نباشد، در اینجا می‌توانید مرحله نهایی کردن فروش یا پروپوزال خودتان را هم در نظر داشته باشید. اما آن دسته از شما که به طولانی‌تر بودن این فرایند باور دارید، می‌توانید این‌گونه تصور کنید که این مرحله بیشتر برای اقلام باارزش بالا یا حوزه‌های صنعتی کارایی دارد که مشتری بالقوه غیر از بسیاری موارد مختلف که موردبررسی قرار می‌دهند، بازهم اقدام به بررسی میزان تعهد شما به آن ها و پروژه در این مرحله می‌کند. عدم موفقیت در به دست آوردن اعتماد و نشان دادن تعهد خودتان به شرکت و مراحل بعدی پروژه به این معنا است که در زمان اعلام افراد برنده و بازنده در این پروژه شما هستید که از شنیدن نتیجه مأیوس می‌شوید.
