روابط عمومي نقشي بسيار مؤثر دربهبود وضعيت سازمان ها وايجاد تعامل بين درون سازمانی و برون سازماني دارد. مسئول روابط عمومي درهردستگاه و سازمان دولتي وخصوصي، بايستي واجد يك سري خصوصيات و روشهاي كارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلي باشد تابتواند مايۀ پيشرفت كاري در ادارات و سازمانها گردد.
اگر بخواهيم روابط عمومي درحد مطلوبي داشته باشیم بايستي به گونه اي برنامه ريزي شود كه در درجۀ اول نسبت به تثبيت و تقويت جايگاه روابط عمومي اقدام گردد. در مراحل بعدي، تدوين ساختار و اساسنامه روابط عمومي، درنظر گرفتن نيروهاي كافي براي انجام وظایف مربوطه و مجهز شدن به ابزارهاي نوين ارتباطي مورد توجه قرار گيرد تا بتواند از عهدۀ مسائل گسترده دنياي معاصر برآيد و راهنماي خوبي براي مجموعه كاري و مخاطبان گردد .
ویژگیهای مدیر روابط عمومي
مدير روابط عمومي بايد به گونه اي انتخاب شود كه داراي ويژگيهايي باشد تا براساس آن ها بتواند موفقيت لازم را در پيشبرد اهداف سازماني محقق نمايد و اعتماد مخاطبان اداره و سازمان را نيز به خود جلب نمايد. در اينجا برخي از ويژگيهاي لازم براي انتصاب مسئول روابط عمومي ذكر ميشود :
1- مهارت فني
2- دانش ومهارت تخصصي
3- سوابق تجربي موفق
4- توانمندي هاي فردي نظير پژوهش افكار عمومي، سخنوري، قدرت بيان، قلم توانا،توانمند درتجزيه و تحليل مسائل، داراي سعه صدر كه درپرتو آنها بتواند تعامل مطلوب و مؤثري را در روابط سازماني برقرار كند
5- اخلاق و منش متناسب با حرفه روابط عمومي
6- احساس تعهد نسبت به سازمان و جامعه
وظايف روابط عمومي موفق
گرچه مجموعه وظايف يك روابط عمومي، به روشهاي كليشه اي دنياي ارتباطات و تبليغات ختم نميشود و هرگز نميتوان آنها را محدود و محصور در يك سري رفتار و برنامهها كرد، اما روابط عمومي براي وصول به موفقيت سارماني، نبايد بدون برنامه حركت كند، بلکه بايد خيلي هدفمند و منظم باشد تا بتواند در راستاي انجام وظايف، موفقيت حاصل نمايد. دراينجا به بعضي از وظايف يك روابط عمومي با رويكرد نوين و متمايل به «قرن ۲۱» به صورت مختصر پرداخته ميشود :
1- ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان
2- حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و … این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.
3- همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
4- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.
5- ارتباط تنگاتنگ با اینترنت، خبرگزاریها، وب سايتها و وبلاگ ها
6- توجه به اطلاع رساني آنلاين و داشتن حداقل يك سايت و يا وبلاگ تخصصي براي سازمان و اداره
7- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
8- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.
9- روابط عمومي موفق، نه ،«توجيه گر»است ،نه «تبيين گر» ،بلكه «تحليل گر» است .
10- صداقت دركار روابط عمومي ،نقش بسيار مهم و سازنده اي دارد وسبب جلب اعتماد می شود. پس نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه از نظر دورنگه داشت.
11- روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی بايد در برقراري «ارتباط رضایت مندانه» بین دستگاه متبوع و مخاطبان بکوشد.
12- روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه میباشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک
نمایی» پیشه كرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه كه هست» منعكس نمود.
13- چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآوردههای سازمانی.
14- خروج روابط عمومی از موضع «انفعالی» به موضع «فعال»
15- برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران فراموش نشود.
16- موضع گیری شخصی و سیاسی در تنظیم خبر دخالت داده نشود .
17- اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی (روابط عمومی الکترونیک) جدی گرفته شود .
گردآورنده: شبکه پذیرش آگهی
