آیا به‌عنوان رئیس و مدیر شرکت باید میز خود را در فضای اصلی و عمومی و نزدیک دیگر کارکنان قرار دهید یا باید دفتر خصوصی و فضایی اختصاصی در شرکت برای شما تعیین‌شده باشد. هر دو این حالات مزایا و معایبی برای شما دارد، و پاسخ صریح و ساده این است که باید پس از بررسی بر اساس شرایط شرکت خودتان در رابطه با آن تصمیم بگیرید.
زمانی که نوبت به سلسله‌مراتب سازمانی می‌رسد، کاملاً مشخص است که شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک عموماً دارای انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به شرکت‌های بزرگ‌تر هستند. اما نکته اینجاست که به‌هرحال هر شرکت و یا تیمی نیاز به یک رهبر و یک مرجع دارد. این رابطه باید به‌هرروی در شیوه برنامه‌ریزی و ساختار سازمانی کسب‌وکار کوچک شما بازتاب پیدا کند. در ادامه به برخی از مزایا و معایب نشستن شما در کنار دیگر اعضای تیم سازمانی خودتان یا داشتن دفتر خصوصی اشاره می‌کنم تا بهتر برای کار خود تصمیم‌گیری کنید و درعین‌حالی که رئیس خوبی هستید اعضای تیم خود را از نزدیک زیر نظر داشته باشید.
مزایای داشتن دفتر خصوصی
سکوت و آرامش
این که بخواهید برای پاسخ دادن به هر تماس تلفنی که از بیرون برای شما می‌رسد، برای فرار از سروصدای دفتر فرار کنید، خیلی آزاردهنده است. شما به‌عنوان یک مدیر نیاز به داشتن یک فضای شخصی و دفتر خصوصی برای پاسخ دادن به تماس‌های مهم در آرامش دارید، همچنین داشتن یک دفتر خصوصی به شما اجازه می‌دهد تا تماس‌های محرمانه یا شخصی خود با هر کس از حسابدار و وکیل گرفته تا مشتریان و بطور کلی فعالیت های مرتبط با فروش و بازاریابی را در فضایی خصوصی پیگیری کنید.
حواس‌پرتی کمتر
اگر با صدای محیط حواس شما پرت می‌شود، داشتن یک دفتر خصوصی برای شما یک باید حتمی است. این‌گونه با رد شدن افراد از کنار میز یا ورود و خروج دیگران از دفتر حواستان پرت نمی‌شود. در فضای عمومی شرکت ممکن است صحبت‌های شخصی و روزمره هم بین کارکنان در جریان باشد که با داشتن یک فضای اختصاصی از شر آن‌ها در امان خواهید بود.
حدومرز روشن
داشتن یک دفتر خصوصی حدومرز فیزیکی مشخص و روشنی را بین شما و دیگر اعضای تیم ایجاد می‌کند، هرچند که ممکن است در نظر آن‌ها فردی سرد و خشک به نظر برسید؛ اما بدیهی است که آن‌ها باید به‌خوبی بدانند که شما یکی از کارکنان عادی شرکت نیستید و رئیس آن‌ها هستید و نباید به هر دلیلی وقت شمارا بگیرند. چنین سدی به‌راحتی قدرت شما را در نظر آن‌ها افزایش داده و به‌راحتی با یک دفتر مجزا قابل ایجاد شدن است.
معایب داشتن دفتر خصوصی
دوری از اعضای تیم
طبیعتاً جدا شدن شما از اعضای تیم خودتان در عین مزایا، دارای معایبی هم هست که ازجمله می‌توان به فاصله ایجادشده و تأثیرگذاری روابط شما با آن‌ها اشاره کرد. بنابراین اگر همواره به دنبال حفظ رابطه نزدیک خود با اعضای تیم هستید، باید استفاده از یک فضای باز و عمومی را برای خود مدنظر داشته باشید.
تأثیر بالقوه بر روی ارتباط دوسویه و معاشرت شما
با نشستن در فضای محدود دفتر خصوصی خودتان ممکن است فرصت مطلع شدن از برخی ارتباطات شخصی را که بین اعضای تیم شما برقرار می‌شود، از دست بدهید و این‌گونه می‌شود که مسائل و اخبار این‌چنینی بافاصله زمانی به شما انتقال داده می‌شود. ارتباطات سلیس و روان نیازمند به حداقل رسیدن این‌گونه موانع تا حد امکان است و استفاده از یک فضای خصوصی مطمئناً یک مانع بزرگ در این راه به‌حساب می‌آید.
مزایای دفتر باز
ارتباطات سلیس و روان
در تحقیقی که در این رابطه انجام شده ، به‌خوبی این نتیجه حاصل شده است که نزدیکی و مجاورت دفاتر کار بر کیفیت کار اعضای تیم تأثیر بسزایی می‌گذارد. به‌عنوان یک رهبر، شما حتماً و حتماً باید مطلع باشید که چه چیزی در محیط کسب‌وکار شما در جریان است و عموماً نباید در اکثر مواقع خود را از دیگر اعضای تیم کاری خود دور نگاه‌دارید. اگر همیشه بر کارکنان خود احاطه‌شده باشید، مطمئناً از مسائل و مواردی مطلع می‌شوید که در غیر این صورت از چشم شما دورمانده یا دیر از آن‌ها مطلع می‌شوید.
ارتباط دوسویه بهتر با اعضای تیم
طبیعی است که اگر همیشه در کنار اعضای تیم کاری خود قرار داشته باشید، به شما کمک می‌شود تا ارتباط دوسویه بهتری با اعضای تیم کاری خود تشکیل دهید. در این صورت نزدیک شدن به اعضای تیم راحت‌تر به نظر می‌رسد و در صورت رخداد مسائل خاص، کارکنان راحت‌تر و با اطمینان خاطر بیشتر برای رفع مشکل یا همفکری به شما مراجعه می‌کنند. تنها به دلیل اینکه صحبت کردن با شما ساده‌تر است، به این معنا نیست شما باید بر سر قدرت شخصی خود با اعضای تیم سازش کنید.
کاربردی برای صرفه‌جویی در فضا
درمجموع می‌توان گفت استفاده از سیاست فضای باز در محیط کار برای صرفه‌جویی در مکان فیزیکی بسیار مهم و کاربردی است. خلاص شدن از یک دفتر خصوصی اغلب به معنای ایجاد فضایی برای داشتن ایستگاه‌های کاری بیشتر نسبت به چیزی است که پیش از آن تصور داشتید. فن‌آوری‌های مورداستفاده برای اشتراک‌گذاری از چاپگر گرفته تا فناوری‌های اشتراک‌گذاری ابری مقوله مفید دیگری است که در صورت تمایل شما به حداقل رساندن هزینه‌ها برای شما بسیار مفید فایده هستند.
معایب دفتر باز
عدم حفظ حریم خصوصی
موارد بسیار زیادی وجود دارد که شاید تمایلی به اطلاع داشتن اعضای تیم خود از موردنظر قرار دادن و بررسی آن توسط خودتان نداشته باشید. مثلاً صحبت‌ها و تعاملات شما وکلا، حسابداران یا شرکای بالقوه، مطمئناً به‌عنوان مسائل محرمانه در حوزه کسب‌وکار مطرح هستند و شما به‌عنوان یک مدیر نیاز به فضایی آرام و محرنامه برای مدیریت آن‌ها دارید. مطمئناً، مدیریت کردن و کسب نتیجه مطلوب از آن‌ها در یک فضای باز که همه به‌راحتی می‌توانند صحبت‌های دیگران پشت تلفن را بشنوند، بسیار سخت و دشوار است.
عدم وجود حدومرز روشن
در سیاست فضای باز دفتری شما به‌عنوان مدیر در کنار دیگر اعضای تیم خود قرار خواهید داشت. طبیعی است که ممکن است برای ایجاد رابطه دوستانه با آن‌ها وسوسه شوید. اما این کار مطمئناً اشتباهی است که به‌شدت موجب کاسته شدن از قدرت و نفوذ شما در محیط کار می‌شود و در ادامه منجر به مشکلات جدی در محیط کار می‌شود. اگر تصور می‌کنید که همیشه قرار گرفتن در کنار دیگر اعضای تیم کاری و حفظ موقعیت خودتان چالشی زیادی را برای شما ایجاد می‌کند، پس ترجیحاً از یک فضای خصوصی برای مدیریت کارهای خود استفاده کنید و با فراغ بال و آرامش به مدیریت آن‌ها بپردازید.
تا اینجای کار و با این توضیحات ارائه‌شده باید برای شما کاملاً روشن‌شده باشد که طراحی فضای کار می‌تواند به‌شدت بر مکانیک و پویایی اعضای تیم شما در کسب‌وکار کوچک شما اثربخش باشد. بنابراین سعی کنید تا در مورد کار خودتان حتماً و حتماً تمامی مزایا و معایب مختلف داشتن دفتر خصوصی یا عدم داشتن فضای خصوصی را مدنظر قرار دهید و به راه‌حلی دست پیدا کنید که به‌خوبی از اهداف کلیدی کسب‌وکار شما حمایت و پشتیبانی کند.
